C Riegos y oportunidades

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	Especificación del riesgo	Fecha	Proceso	Clasificación del riesgo	Área DOFA	Descripción	Causas	Consecuencias	Tipo	Controles	Acciones	Plan de contingencia	VR R. RESIDUAL	Manejo del riesgo	Fecha revisión
1	OBRAS CIVILES	04.10.2023	001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO	Estratégico	Amenaza	Cierre temporal o definitivo de los PDV	Obras de infraestructura viales por ampliación de trasmilenio o el metro.	Merma en la rentabilidad. Perdida de clientes. Incumplimiento de presupuestos.	RIESGO	En caso de cierre ofrecer a los clientes los productos y servicios a través de la red de tiendas de MOTOAUTO STORE.	Matenerse al tanto de la operación y afectación de las obras civiles que se llevan a cabo en el sector.	Trasladar el PDV a otra zona o asumir la operación con el apoyo de otro PDV cercano.	MEDIO	Asumir el riesgo	15.01.2024
2	INFORMACIÓN ERRADA	29.09.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Comunicación deficiente de los productos y servicios que la organización suministra a los clientes	Desconocimiento de los procedimientos operacionales	Insatisfacción del cliente	RIESGO	Procesos de inducción. Evaluación de desempeño. Retroalimentación de PQR a las partes interesadas"	Realizar procesos de capacitación	Dar respuesta a las PQRSF	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
3	FALTA DISPONIBILIDAD PRODUCTO	15.06.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Amenaza	Falta de disponibilidad de producto por parte de INCOLMOTOS	Resultado pandemia COVID-19. Problemática de contenedores para la importación. Desabastecimiento de producto a nivel mundial."	Perdida de cliente. Desistimiento de compra de motocicletas Perdidas económicas"	RIESGO	Llevar monitoreo a través del " ASI VAMOS". Mantener continuas conversaciones con INCOLMOTOS, para evaluar las situaciones presentadas.	Aumentar el indicador de compra de motocicletas para contar con un promedio de 450 motocicletas en stop, de esa manera mitigar problemas de desabastecimiento por parte del proveedor INCOLMOTOS.	Realizar devolución del dinero al cliente	ALTO	Asumir el riesgo	15.10.2024
4	GENERAR REPROCESOS	29.09.2022	002 COMERCIAL ST	Operativo	Debilidad	Generar reprocesos por reparaciones o mantenimientos inadecuados a las motocicletas.	Falta de competencia del personal de servicio técnico. Inadecuada verificación antes de entregar la motocicletas. Uso de herramientas en mal estado.	Interposición de PQR	RIESGO	Verificar y hacer pruebas si es necesario antes de entregar al cliente la motocicleta. Capacitación interna y externa a la casa matriz del personal técnico. Implementación de herramientas digitales para optimizar procesos administrativos asociados al ár...	Capacitación para servicio técnico, Inventarios, inspecciones y mantenimientos a maquinas, equipos y herramientas. Control SNC.	Atender las solicitudes del cliente.	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
5	DAÑOS A LA PROPIEDAD DEL CLIENTE	29.09.2022	002 COMERCIAL		Debilidad	Daños a la propiedad del cliente en el interior de las instalaciones	Falta de organización. Espacio insuficiente para organizar las motocicletas"	Insatisfacción del cliente. Perdidas económicas. Reprocesos administrativos."	RIESGO	Inspecciones a centros de servicio técnico Verificación visual durante las visitas de la Dirección comercial y Gerencia General	Adecuación de instalaciones apropiadas para conservar la propiedad del cliente en espacios acordes. Limpieza constante de las motocicletas y verificación del estado estético de la motocicleta. Implementación de código de colores en el centro de servicio...	Realizar las reparaciones e indemnizaciones a que de lugar al cliente.	BAJO	Asumir el riesgo	15.10.2024
6	DAÑOS DEL ELEVADOR DE CARGA	25.03.2022	002 COMERCIAL ST	Operativo	Debilidad	Presentar fallas del elevado de carga	Falta de mantenimiento.	Daños a la propiedad. PQR Accidentes de los trabajadores o visitantes	RIESGO	Se cuenta con mantenimientos preventivos y correctivos de los elevadores por parte de proveedor especializado.	Realizar inspecciones a los elevadores, informando cualquier novedad	Realizar las reparaciones necesarias y atender los daños colaterales.	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
7	SALIDA DE MOTOS SIN PAGO	09.02.2023	002 COMERCIAL ST	Financiero	Debilidad	Dar orden de salida a motocicletas sin que estas hayan realizado el pago total del servicio.	Falta de verificación de la documentación que soporte el pago del servicio antes de entregar la motocicleta al cliente.	Insatisfacción del cliente. Perdidas económicas. Reprocesos. Interposición de PQR	RIESGO	Verificación de facturas pagas Vs ordenes de salida con relación de repuestos utilizados	Se realiza retroalimentación al personal de servicio técnico sobre las situaciones presentadas a través del Coordinador senior, para lo cual los coordinadores de ST, tiene la obligación de revisar los soportes de pago por concepto de mantenimiento o repar...	Contactar al cliente e iniciar proceso de cobro.	BAJO	Asumir el riesgo	16.06.2024
8	FALLAS DEL SISTEMA	30.11.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Inconsistencias del sistema por caida o información errada.	"1. Problemas con el servidor o fallas de internet. 2. Desconfianza del cliente o falta de tiempo. 3. El cliente puede asumir contar con el dinero sin verificar. 4. Falta de actualización del sistema o errores de registro generando inconsistencias."	Insatisfacción del cliente por demoras o información parcializada.	RIESGO	El área de sistemas esta encargada de velar por el buen servicio de las plataformas digilates. Comunicación continua con el proveedor DMS	"1. Informar inmediatamente al área de tecnología de la información para solucionar los inconvenientes presentados en el servidor. 2. Informar al cliente los motivos por los que se solicita la información (factura electrónica). 3. Brindar opciones de pa...	Realizar las correcciones, solicitando dicha información al cliente.	ALTO	Asumir el riesgo	15.06.2024
9	COBROS NO AUTORIZADOS	29.09.2022	002 COMERCIAL	Financiero	Debilidad	Realizar cobros al cliente no autorizados por la organización	Deficiencias de control y estandarización de los temarios en la red de la organización.	Insatisfacción del cliente. Interposición de PQR	RIESGO	Se cuenta con unificación de los temparios en el sistema de consulta DMS.	Revisión constante de los valores para los productos y servicios definidos por la organización o autorizados por la ensambladora.	Realizar proceso de investigación.	MEDIO	Asumir el riesgo	15.10.2024
10	PNC PROVEEDORES	15.06.2022	002 COMERCIAL ST	Operativo	Debilidad	Productos no conformes por pintura y rectificaciones.	Falta de verificación de las piezas o motocicletas recibidas por parte del proveedor.	Demora de entregas al cliente. Daños a la propiedad del cliente. Afectación de la imagen de la organización.	RIESGO	Control y seguimiento a los PNC reportados, a través solicitud de trabajos.	Reporte de PNC interponiendo PQR al proceso de Compras frente a incumplimientos por parte de los proveedores que realiza trabajos externos a nombre de la organización. Aplicación de formato con criterios de aceptación frente a la solicitud de servicios e...	Contratar con nuevo proveedor	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
11	REPARACIÓN DE OTRAS MARCAS	15.03.2023	002 COMERCIAL ST	Operativo	Debilidad	Realizar reparación y mantenimiento a motocicletas de otras marcas diferentes a YAMAHA	Desconocimiento de las políticas por parte de los trabajadores	Incumplimiento a acuerdos con INCOLMOTOS	RIESGO	Inspecciones y visitas a los Centros de Servicio Técnico de cada PDV.	Verificación continua por parte del Coordinador de Servicio o Técnico, garantizando que esta práctica no se lleve a cabo. Verificación de las ordenes de servicio de ingreso	Iniciar proceso disciplinario	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
12	INCUMPLIMIENTO A ESPECIFICACIONES	01.08.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Amenaza	Incumplir con las especificaciones establecidas en las hojas de pedido para la venta de motocicletas.	Falta de inventario (disponibilidad del producto tanto de motocicletas como de repuestos). Falta de comunicación con el cliente. Impacto generado por las dificultades presentadas por las aseguradoras al momento de expedir el SOAT	Insatisfacción del cliente. Perdidas económicas. Reprocesos administrativos. Desistimiento del negocio	RIESGO	Llevar control del inventario de los productos ofrecidos, Controlar la operación desde los Centros de Servicio Técnico	Mantener informado al cliente desde el comienzo del proceso de venta de motocicletas o suministro de repuestos o accesorios. Realizar seguimiento constante al inventario de las motocicletas y hacer las solicitudes de compra de forma oportuna. Para el ca...	Dar repuesta a la interposición de PQR del cliente.	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
13	ERRORES DE MARCACIÓN	15.04.2023	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Daños a motocicletas durante L marcación profunda, o marcaciones no autorizadas.	Falta de experiencia por parte del personal. Premura por entregar el trabajo. Descuido por parte del personal."	Insatisfacción del cliente. Perdidas económicas. Reprocesos administrativos.	RIESGO	Se cuenta con proveedor especializado y control de autorización bajo planilla.	Se realiza verificación de la actividad por parte de la fuerza comercial	Atender la PQR generda por el cliente.	BAJO	Asumir el riesgo	15.01.2024
14	MAL SERVICIO AL CLIENTE	15.09.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Ofrecer un mal servicio y atención al cliente Falta de seguimiento a los procesos de garantías	Falta de competencia del personal. Comunicación deficiente con el cliente. Falta de capacitación en servicio al cliente. Falta de disponibilidad del producto	Insatisfacción del cliente. Perdidas económicas. Reprocesos administrativos. Desistimiento del negocio.	RIESGO	Se cuenta con planilla de control de garantías manteniendo informado al cliente sobre sus solicitudes	Aplicación del programa de capacitación enfocado a la fuerza comercial frente al mejoramiento del servicio al cliente. Mantener continua comunicación con el cliente informando sobre las situaciones presentadas."	Realizar los corerctivos necesarios y atender los requierimientos del cliente dando solución a las PQR interpuesta	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
15	FACTURAR SIN EL 100% PAGO	20.03.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Facturar motocicletas sin el 100% de pago por parte del cliente sin autorización de la Dirección Comercial	Desconocimiento de las políticas por parte de los trabajadores.	Perdidas económicas	RIESGO	Implementación de comunicado interno donde se da a conocer los lineamientos.	Controlar las ventas realiazdas a través del Administrador del PDV.	Realizar proceso de cobro al cliente.	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
16	PRODUCTOS TROCADOS	29.09.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	Entregar motocicletas, repuesto o accesorios trocados	Falta de verificación de la documentación relacionada con el producto y el cliente.	Insatisfacción del cliente Reprocesos administrativos	RIESGO	Paz y salvo firmado por el cliente, verificación de la motocicleta o repuesto ante de entregar al cliente.	Verificación de la documentación antes de entregar la motocicletas y firma de paz y salvo por parte del cliente quien verifica la recepción de la motocicleta con las especificaciones acordadas.	Realizar proceso de investigación y estabelcer plan de acción para responder ante al el cliente.	BAJO	Asumir el riesgo	15.10.2024
17	FALLAS ELÉCTRICAS	29.09.2022	002 COMERCIAL	Operativo	Debilidad	1. Fallas de energía eléctrica. 2. Fallas de impresora.	1. Situaciones de mantenimiento por parte de la empresas de emergencia. 2. Falta de mantenimiento de impresoras	1. No poder imprimir las ordenes de entrada o de salida de las motocicletas, 2. No poder facturar ni realizar hojas de pedido.	RIESGO	Se cuenta con documentos para impresión en físico en caso que se requiera.	1. Notificar de inmediato al área de tecnología de la información. 2. Mantener ordenes de servicio, hojas de pedido o prefacturas impresas para contingencias por falta de energía o fallas de impresora. 3. Informar al cliente el proceso a seguir, en caso...	Solicitar apoyo al árae de sistemas	BAJO	Asumir el riesgo	14.06.2024
18	VENTAS DIGITALES	29.09.2022	CM	Estratégico	Oportunidad	Ampliar los canales de comunicación que permitan impactar a los clientes objetivo Explorar y aprovechar el comercio digital	Se encuentra en proceso de expansión de los canales digitales para la venta de motocicletas. Se ha logrado avanzar en el fortalecimiento de redes sociales y manejo de la imagen del producto y servicio.	Aumento de la satisfacción del cliente. Fidelización de clientes. Mayor tráfico en las salas de venta.	OPORTUNIDAD	Llevar control de las ventas mensuales digitales	Implementación del Call Center en todo los PDV de la organización.	No aplica	ALTO
19	EXPANSIÓN DE PDV	29.09.2022	002 COMERCIAL	Estratégico	Oportunidad	Atraer y fidelizar mayor cantidad de clientes que asisten a los PDV	La organización se encuentra en proceso de expansión y mejoramiento de las salas de venta para ofrecer un mejor servicio y cobertura a nivel regional.	Aumento de la satisfacción del cliente. Fidelización de clientes. Mayor tráfico en las salas de venta. Aumento de la rentabilidad. Cumplimiento de presupuestos.	OPORTUNIDAD	Realizar continuas inversiones económicas y de capital humano para mantener margenes de utilizadad deseados	Mantener procesos de mejoramiento de las instalaciones, adecuaciones y ampliación de zonas para la atención del cliente y centros de servicio técnico con mayor capacidad de atención.	No aplica	ALTO
20	AGENDAMIENTO	15.05.2023	002 COMERCIAL ST	Estratégico	Oportunidad	implementar metodos de agendamiento a través de georeferenciación, a través de los canales de INCOLMOTOS.	A través de esta herramienta los clientes pueden ubicar las tiendas de MOTOAUTO mas facilmente, ya que el distribuidor cuenta con cobertura en toda la ciudad y cercanias como soacha.	Aumento de la afluencia de cliente no solo para centros de servicio técnico sino para la liena de repuestos y venta de motocicletas.	OPORTUNIDAD	Se lleva a cabo la implementación en todos los PDV, y es posible el control a través de la aplicación de agendamiento de INCOLMOTOS.	Mantener información al cliente sobre esta aplicación	No Aplica	ALTO
21	DIVERSAS FUENTES DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN	15.03.2023	002 COMERCIAL	Estratégico	Fortaleza	Lograr una mejor medición de la satisfacción del cliente, a través de las plataformas de INCOLMOTOS, con el propósito de lograr mayor cobertura.	INCOLMOTOS realiza la medición de la satisfacción de todos sus distribuidores.	Aumentar la cobertura de la aplicación de las encuentas para lograr tener una mayor claridad de la percepción de nuestros servicios.	OPORTUNIDAD	Se cuenta con acceso a la plataforma de INCOLMOTOS para hacer el control y seguimiento.	Mantener monitoreo y análisis de la información recopilada para tomar acciones con la fuerza comercial.	No aplica	ALTO
22	FALTANTES DE INVENTARIO	29.09.2022	004 Compras	Operativo	Debilidad	Faltantes de inventario de motocicletas y repuestos	Información errónea suministrada por los Administradores de PDV. Falta de disponibilidad del producto."	Reprocesos administrativos. Demoras en la atención del cliente	RIESGO	Realización de inventarios de motocicletas y repuestos con control de hallazgos.	Se les solicita realizar inventarios a las motocicletas por parte de los Administradores de los PDV. Realizar inventarios de motocicletas desde el área de compras, como proceso independiente y que permitiendo mayor confiabilidad de los resultados. ● Inf...	Realizar proceso de investigación	BAJO	Asumir el riesgo	15.01.2024
23	INFORMACIÓN DESACTUALIZADA	02.02.2022	004 COMPRAS	Operativo	Debilidad	No mantener bases de datos actualizadas con información relevante de los proveedores que pueden impactar el producto o servicio	No consolidar información sobre clausulas especiales, terminaciones de contratos, entre otros a través de bases de datos de fácil consulta e identificación de situaciones que impactan los intereses de la organización.	Posible incumplimientos a las clausulas establecidas en los contratos o convenidos con los proveedores. Contar con documentación desactualizada de los proveedores"	RIESGO	Se cuenta con información documentada en la AZ de proveedores debidamente clasificada. Se establece a través del control del listado de proveedores la información más relevante a tener en cuenta en términos legales."	Mantener actualización de la información	Solicitar información al proveedor	BAJO	Asumir el riesgo	15.01.2024
24	RECIBIR PRODUCTOS QUE NO CUMPLEN ESPECIFICACIONES	29.09.2022	004 COMPRAS	Operativo	Debilidad	Recibir productos o servicios que no cumplan con especificaciones solicitadas, asi como no realizar el cierre efectivo dando el tratamiento adecuado a cada caso dentro de los tiempos establecidos.	Posible falta de verificación de la información suministrada por el solicitante, ya bien respecto a especificaciones del producto, cantidades o estado del mismo, o no hacer seguimientos continuos para lograr el cierre oportuno.	Insatisfacción del cliente final Interposición de PQR Aefctar la imagen de la organización	RIESGO	Se cuenta con solicitudes de compra donde se establece las características y especificidades de los productos o servicios solicitados. Se cuenta con control de PNC con el debido tratamiento y seguimiento que corresponde según procedimiento. Se controla ...	Verificar constantemente el esado de los PNC a fin de de darles el cierre efectivo.	Realizar devolución del producto o mejoras del servicio	BAJO	Asumir el riesgo	15.06.2024
25	REALIZAR PEDIDOS NO REQUERIDOS	28.02.2023	004 COMPRAS	Operativo	Debilidad	Realizar pedidios que no cumplen con las necesidades del mercado	Falta de planificación y comunicación para realizar el reporte oportuno y orientado a las necesidades de la organización a INCOLMOTOS.	Desabastecimiento de referencias claves para la venta, impactando el área comercial.	RIESGO	Se cuenta con plataforma de INCOLMOTOS para realizar los pedidos de manera controlada. Verificación por parte de la Dirección Comercial frente a los pedidos que se deben realizar, conforme a análisis previos para validar las necesidades reales de los ped...	Mantener procesos de verificación constantes validando la información con la Dirección Comercial.	Realizar correción de los pedidos	MEDIO	Asumir el riesgo	15.09.2024
26	DAÑOS DE LOS PEDIDOS EN TRASLADOS	02.05.2023	004 COMPRAS	Operativo	Debilidad	Daños a las motocicletas, repuestos o accesorios durante sus traslados	Falta de control por parte del proveedor Realizar traslados bajo condiciones inseguras para salvaguardar el producto que se traslada. Falta de competencia de los conductores	Daños a la propiedad. Reprocesos administrativos insatisfacción del cliente"	RIESGO	Al momento de recibir las motocicletas nuevas, repuestos o accesorios, los Administradores de PDV y Asesores Comerciales de Venta de Motocicletas y repuestos, revisan cuidadosamente el estado, cantidad y conformidad de las piezas y motocicletas recibidas,...	Realizar seguimiento constante sobre el estado de las motocicletas.	Reportar los PNC	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
27	VALOR AGREGADOS DE LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS	15.04.2023	004 COMPRAS	Estratégico	Fortaleza	Aprovechar relaciones con proveedores para generar alianzas estratégicas que permitan mejorar los servicios que recibe la organización	Incentivar la mejora continua de los productos o servicios suministrados por los proveedores, haciendo uso de los procesos de innovación, implementación de herramientas o plataforma tecnológicas y otras actividades de innovación.	Mejorar los procesos de comunicación y operación interna	OPORTUNIDAD	A través de la evaluación de desempeño y mediante la socialización de los resultados se establece las necesidades de mejora por parte de los proveedores.	Mantener buenas relaciones con los proveedores para que de esa manera conseguir beneficios para la organización.	No Aplica	ALTO
28	PRESENTAR ALTA ROTACIÓN DE PERSONAL	02.09.2022	005 GESTIÓN HUMANA	Estratégico	Debilidad	Aumento de la rotación del personal afectando la capacidad de prestación del servicio	Insatisfacción del cliente interno a causa de factores salariales, ambiente de trabajo, entre otros.	Bajo desempeño. Reprocesos administrativos. Falta de motivación.	RIESGO	Verificación de salarios y tablas comisiónales. Aplicación de herramientas para medir el riesgo psicosocial"	Mantenerse informado sobre como esta la competencia en estos temas salariales.	Cubrir las vacantes de manera oportuna	MEDIO	Asumir el riesgo	30.05.2024
29	CONOCIMIENTOS DEFICIENTES PARA LA LABOR	12.11.2022	005 GESTIÓN HUMANA	Operativo	Debilidad	Conocimientos deficientes o desactualizados por parte de los trabajadores que suministran los productos o servicios.	Falta de capacitación sobre el producto o servicios suministrados para las 3 líneas de negocio.	Reprocesos administrativos. Demoras en la atención del cliente Interposición de PQR"	RIESGO	Aplicación del programa de capacitación y medición de la cobertura. Realización de inducción al personal."	Solicitar retroalimentación a los procesos sobre las necesidades de capacitación	Realizar capacitación focalizada a las deficiencias presentadas.	MEDIO	Asumir el riesgo	15.01.2024
30	INCUMPLIMIENTO A PERFILES DEL CARGO	02.03.2022	005 GESTIÓN HUMANA	Estratégico	Debilidad	Vinculación de trabajadores que no cumplen con el perfil requerido para el correcto desarrollo de sus funciones	Inexistencia del perfil del cargo antes de iniciar el proceso de selección. Falta de revisión de características de los perfiles del cargo durante la fase de selección."	Incumplimientos legales. Fallas en la prestación del servicio o desarrollo de las actividades. Bajo desempeño	RIESGO	Se cuenta con perfiles para todos los cargos conforme a la estructura organizacional. Aplicar procedimiento de Gestión Humana."	Realizar revisiones internas para verificar cumplimiento de las competencias de los trabajadores	Generar la competencia al trabajaor que no cumplio con el perfil	BAJO	Asumir el riesgo	15.01.2024
31	FUNCIONES NO DOCUMENTADAS	03.05.2023	005 GESTIÓN HUMANA	Operativo	Debilidad	Realización de funciones por parte de los trabajadores que no están documentadas	Implementación de funciones por parte de los jefes de área sin consulta al proceso de Gestión Humana.	Bajo desempeño. Reprocesos administrativos. Desactualización de los manuales de funciones	RIESGO	Se realiza revisión de los manuales de funciones con los jefes de área para determinar su pertinencia y posibles necesidades de actualización.	Realizar revisiones frecuentes sobre las funciones desarrolladas por los trabajadores	Ajustar los manuales de funciones	BAJO	Asumir el riesgo	15.01.2024
32	ERRORES EN NÓMINA	02.02.2022	005 GESTIÓN HUMANA	Financiero	Debilidad	Reprocesos administrativos por mala gestión de novedades	Falta de información documentada suministrada de manera oportuna por parte de los trabajadores.	Errores de novedades que afectan la nómina	RIESGO	Se cuenta con el sistema Gosem, a través del cual se controla el registro de novedades de manera adecuada. Así mismo a través de los jefes de área se mantiene comunicación constante para validar situaciones que no se hayan reportado oportunamente si se l...	Realizar contra verificación de las novedades reportadas a contabilidad antes de pago	Realizar los ajustes requeridos	MEDIO	Asumir el riesgo	15.01.2024
33	APROVECHAR CURSOS DE INCOLMOTOS	02.03.2023	005 GESTIÓN HUMANA	Estratégico	Oportunidad	Aprovechar los recursos de información académica suministrada por INCOLMOTOS	INCOLMOTOS suministra continua formación y capacitación a los trabajadores frente al producto, actualizaciones y demás información relevante para prestar un buen servicio a través de plataformas digitales y en centros de aprendizaje presenciales.	Mejoramiento de las competencias de los trabajadores. Aumento de la satisfacción del cliente	OPORTUNIDAD	Se lleva control de las capacitaciones recibida por parte de INCOLMOTOS para el personal de servicio técnico y manejo de la plataforma EDUKANDO para la fuerza comercial Venta de motocicletas y repuestos.	Solicitar control y seguimiento al proceso comercial	No Aplica	ALTO
34	FALLAS DURANTE PROCESO DE RECALCULOS	02.03.2022	006 GESTIÓN FINANCIERA	Financiero		Fallas de documentos contables al momento de generar recálculos	El sistema no permite hacer recálculos reales estando en ejecución otros procesos en los diferentes puntos de ventas.	Información parcializada	RIESGO	El control se realiza por medio del sistema DMS Establecer canal de comunicación con el área de sistemas antes de generar los recálculos con el fin de informar a los usuarios de DMS para parar los procesos y evitar generar información errónea.	Realizar control y seguimiento	Realizar los ajustes requeridos	BAJO	Asumir el riesgo	20.02.2024
35	ERRORES EN LA OPERACIÓN EN CAJA	09.09.2022	006 GESTIÓN FINANCIERA	Financiero	Debilidad	Errores en la operación contable y financiera por parte del personal de caja	No se cuenta con material que permita consulta rápida por parte de las cajeras.	Posibles errores de ejecución del proceso	RIESGO	Inducción organizacional general y visita a caja para procesos de revisión y auditoria contable	Realizar seguimientos a través de la auditoria contable	Realizar los ajustes requeridos	MEDIO	Asumir el riesgo	30.09.2024
36	INEXACTITUD DE REPORTE DE CARTERA	29.09.2022	006 GESTIÓN FINANCIERA	Financiero	Debilidad	Inexactitud de reporte de información en relación a la cartera	Las edades de cartera no están establecidas dentro del sistema DMS. La información se maneja manualmente por medio de documento en Excel lo cual puede conllevar posibles errores de cálculos si no se hace de forma detenida."	Trabajar sobre información no confiable lo cual puede genere reprocesos administrativos.	RIESGO	Esta actividad se realiza de manera manual por medio de Excel	Realizar continuo control y seguimiento	Realizar los ajustes requeridos	MEDIO	Asumir el riesgo	15.01.2024
37	FALTA DE LIQUIDEZ	29.09.2022	006 GESTIÓN FINANCIERA	Estratégico	Debilidad	Falta de liquidez	Situaciones derivadas por la pandemia, decisiones gubernamentales, reformas tributarias entre otros. Que afectan los intereses de la organización.	No lograr puntos de equilibrio, poniendo en riesgo la sostenibilidad de la organización.	RIESGO	Continuo control y revisión de la información financiera en conjunto con la alta dirección, para tomar decisiones y actuar de manera oportuna sin afectar los intereses de la organización.	Mantener los controles requeridos dentro del proceso.	Solicitar asesoria financiera a través de la revisoria fiscal	MEDIO	Asumir el riesgo	15.07.2024
38	INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS	29.09.2022	006 GESTIÓN FINANCIERA	Financiero	Debilidad	Realizar reportes, declaraciones y pagos tributarias por fuera del calendario	Posibles cambios de fechas establecidas por la DIAN, que puedan no ser identificadas con oportunidad y generar de forma inadecuada los pagos.	Sanciones y/o pagos de intereses.	RIESGO	Acompañamiento por parte de personal experto (Revisoría fiscal).	Realizar control y seguimiento al calendario tributario	Realizar los ajustes y pago de sanciones	MEDIO	Asumir el riesgo	20.02.2024
39	INCUMPLIMIENTOS LEGALES	05.03.2023	006 GESTIÓN FINANCIERA	Estratégico	Debilidad	Incumplir con requisitos legales de índole contable y financiero	El gobierno nacional, dentro de sus política contempla los cambios tributarios que afectan de forma positiva o negativa a la organización. Falencias frente a procesos de liquidación y pagos a los trabajadores por concepto de liquidación"	Afectación a la rentabilidad de la organización y/o sanciones, cargo de intereses entre otras afectaciones de índole legal	RIESGO	Se cuenta con asesoría especializada por medio de la firma de revisoría fiscal quien se encarga de mantener actualizada al área contable sobre aspecto legales relativos a la operación contable y financiera.	Mantener los controles fiscales y legales	Realizar el pago de sanciones	MEDIO	Asumir el riesgo	20.02.2024
40	ERRORES DE INFORMACIÓN DE NÓMINA	29.09.2022	005 GESTION HUMANA	Operativo	Debilidad	Errores en la generación de la nómina o desactualización de los sitemas informaticos conforme a la aprobación de reformas que generan cambios estruturales dentro del sistema general de seguridad social.	Posible deficiencias en los reportes de novedades en la nómina desde otras áreas que puedan afectar el proceso contable y financiero.	Reprocesos administrativos y operativos para reversar procesos contables y financieros.	RIESGO	Se cuenta con GF PR 004 Procedimiento de nomina, que permite controlar la operación. se cuenta con sistemas de información que cuentan con soporte de actualización.	Mantener los controles requeridos para la operación.	Realizar los ajustes y correcciones necesarias	MEDIO	Asumir el riesgo	15.10.2024
41	ERRORES DE FACTURACIÓN	05.03.2022	006 GESTION FINANCIERA	Financiero	Debilidad	Errores de facturación desde caja de los PDV	Posibles deficiencias al momento de registrar información en el sistema, tal como creación errónea de terceros, relación de productos y servicios trocados, entre otros, debido a falta de preparación y/o conocimiento del sistema DMS.	PQR interpuestas por clientes, que den lugar a posibles demandas y/o reprocesos administrativos.	RIESGO	Se realiza inducción al cargo del personal (auxiliar contable- cajeros)Se realiza auditoria contable para verificar aspectos generales de la parte financiera y contable mediante arqueos en caja y revisión de facturación."	Mantener los controles para la operación	Atender las reclamación del cliente	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
42	SERVICIOS DE REVISORIA FISCAL	29.06.2023	006 GESTIÓN FINANCIERA	Operativo	Oportunidad	Aprovechar los servicios de revisoría fiscal para actualizar los conocimientos frente a las obligaciones financieras de la organización, establecer estrategias y/o alternativas de maniobrabilidad frente a situaciones presentadas.	El equipo de revisoría fiscal cuenta con una ampla experiencia en temas contables financieros y tributarios, los cuales se deben aprovechar en beneficio de los intereses de la organización	Evitar sanciones, demandas y búsqueda de alternativas de solución mas efectivas.	OPORTUNIDAD	Se realizan reuniones con la Alta Dirección para verificar de manera continua los estados financieros de la organización.	Mantener las reuniones constantes con la revisoria fiscal	No Aplica	ALTO
43	FRAUDE POR PARTE DE CLIENTES	15.07.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Estratégico	Debilidad	Fraudes por parte de los clientes al momento de adquirir un producto o servicio	Pago con cheques sin fondos. Uso de tarjetas de crédito extranjeras"	Perdidas económicas	RIESGO	Revisión al siguiente día de las transacciones realizadas por los clientes ante las entidades bancarias. No realizar transacción de crédito con tarjetas internacionales."	Diseñar estrategias en conjunto con el Proceso Contable y Financiera a fin de evitar riesgos por fraudes de los clientes.	Realizar proceso de investigación y tomar las medidas legales requeridas	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
44	ROBO O HURTO A PDV	15.05.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Financiero	Debilidad	Robos y hurtos a los PDV	Situación económica del país. Problemas de inseguridad en Bogotá y sus alrededores"	Perdidas económicas Daños a la propiedad Lesiones personales"	RIESGO	Consolidar proveedores de monitoreo de alarmas eficientes. Mejorar la seguridad de la infraestructura en los PDV a fin de evitar posibles incursiones. Reubicación de sensores y mantenimiento de cámaras."	● Cambio de proveedor por SEGURIDAD ATLAS.	Solicitar investigación a las autoridades competentes.	ALTO	Asumir el riesgo	15.10.2024
45	HACKEO DE INFORMACIÓN	29.09.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Tecnológico	Debilidad	hackeo de información digital	Uso de sistemas de información sin licenciamiento	Perdida de información Reprocesos administrativos	RIESGO	Proceso de migración (análisis de Migración de sistema DMS) Limitación de usuarios a DMS Implementación de acceso remoto para mejorar la seguridad" se realizo una implementación de Firewall en el sistema, adicional un bit defender dentro del servidor...	Continuar evaluando estratégicas para evitar temas de perdida de información.	Reconstruir la información	ALTO	Asumir el riesgo	30.05.2024
46	FALLAS DE INTERNET	29.09.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Tecnológico	Debilidad	Presentar fallas de internet o caídas del sistema	Servicio intermitente del servicio Fallas de conectividad"	Reprocesos administrativos. Demoras en la atención del cliente"	RIESGO	Continua comunicación con el proveedor de internet a través del área de tecnología de la información. Realizar mantenimiento a redes electrónicas de los puestos de trabajo"	Mantener control de monitoreo sobre posibles incidencias presentadas	Atender y solucionar las incidencias reportadas por los usuarios	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
47	TRANSACCIONES RIESGOSAS	15.10.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Financiero	Debilidad	Realizar transacciones financieras con personas naturales o jurídica que tengan alertas por lavado de activos	Pues en marcha de actos delictivos por parte de los clientes respecto a lavado de activos	Sanciones por parte de autoridades de control y vigilancia fiscal	RIESGO	Se implemento políticas y formatos para verificar la procedencia de recursos de lo clientes al momento de realizar la compra. Automatizar el formato de registro SAGRLAFT. Realizar control y seguimiento de la adecuada implementación a través de las visit...	Mantener controles activados, a través de revisiones del oficial de cumplimiento.	Solicitar investigación a las autoridades competentes para intensificar las medidas.	MEDIO	Asumir el riesgo	15.06.2024
48	DELIBILIDAD COMPETTITIVA	29.09.2022	001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO	Estratégico	Debilidad	No ser competitivos ante el mercado	Fluctuación de la moneda extranjera lo cual impacta en el aumento del valor del producto por procesos de importación. ● Falta de oportunidad del producto o servicio por falta de disponibilidad por parte de INCOLMOTOS. ● Cambios de las políticas del Gobi...	Perdida de clientes. Incumplimiento de presupuestos. Baja rentabilidad"	RIESGO	Mantener continua comunicación con INCOLMOTOS para conocer su posición y decisiones que puedan afectar el rumbo del negocio. Analizar procesos de expansión conforme a lineamientos políticos. Mantener constante consulta en fuentes de información y actual...	Mantener constante busqueda de estatégias comerciales que permitan mantenernos en el mercado dentro de los primeros lugares.	Re diseñar estratégias comerciales	MEDIO	Asumir el riesgo
49	ALIANZAS Y CONVENIOS	29.09.2022	001 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA	Estratégico	Oportunidad	Aprovechar alianzas y/o convenios con otras entidades (financieras y de servicios) que permitan obtener beneficio comercial y aumentar la rentabilidad de la organización	El porcentaje de los clientes que utilizan el crédito como forma de pago es superior al 50% del total de las ventas realizadas.	Mejorar las alternativas para que el cliente pueda adquirir recursos económico y así evitar perder la venta.	OPORTUNIDAD	Mantener continua comunicación con las entidades comerciales. Revisar de forma periódica los convenios o políticas establecidas con las financieras. Realizar seguimiento a los resultados arrojados de las estratégicas financieras establecidas desde la Al...	Mantener buenas relaciones con las partes interesadas y buscar alternativas para adquirir mas y mejores soluciones competitivas en el mercado	No Aplica	ALTO
50	CONSULTA DEFICIENTE DE DOCUMENTACIÓN	15.02.2023	003 CALIDAD	Operativo	Debilidad	Herramientas deficientes para la publicación y consulta de la documentación vigente del SGC	Fallas de acceso a los sistemas de información. Falta de conocimiento por parte de los trabajadores frente al uso de herramientas para consulta de información del SGC."	Uso de documentación obsoleta	RIESGO	Se ha establecido la INTRANET como única fuente de información para consulta y descarga de documentación vigente del SGC.	Buscar alternativas de mejoras para la consulta de la información del SGI.	Generar acciones correctivas.	BAJO	Asumir el riesgo	10.11.2024
51	DEFICIENCIAS EN CONOCIMIENTOS DEL SGI	15.05.2022	003 CALIDAD	Operativo	Debilidad	Falta de conocimiento de trabajador sobre los aspectos generales de SGC durante su proceso de incorporación	Falta de comunicación para la planificación de actividades de inducción.	Desconocimiento del trabajador sobre las políticas y lineamientos de la organización conllevando a incumplimientos administrativos o de operación.	RIESGO	Se cuenta con cartillas de inducción y documentación firmada por el trabajador que avala la realización de actividades de inducción y re inducción (Constancia de inducción y evaluación de conocimientos adquiridos).	Continuar con el diseño de material ludico para consulta de los trabajadores.	Realizar re inducciones de refuerzo	BAJO	Asumir el riesgo	15.06.2024
52	GENERACIÓN DE ATEL	29.09.2023	003 CALIDAD	Ambiental y SST		La generación de accidentes de trabajo	Fallas multicausales asociadas a factores personales, de trabajo o del ambiente.	Días perdidos de los trabajadores accidentados disminuyendo capacidad de la prestación del servicio.	RIESGO	Se cuenta con la realización de autoevaluación de los estándares mínimos avalados por la ARL Colmena.	Continuar con la implementación del SGSST	Realizas las correcciones pertinentes	MEDIO	Asumir el riesgo
53	DEFICIENCIAS DEL REPORTE EFECTIVO DEL SGI	13.02.2023	003 CALIDAD	Operativo	Debilidad	Optimizar los canales de información bajos los cuales los trabajadores reportan la gestión desarrollada.	Los métodos de recopilar información es tedioso y en periodos cortos.	Falta de oportunidad para el análisis y toma de acciones.	RIESGO	La organización cuenta con la implementación de realización de informes de gestión por proceso y Administradores de PDV. Se desarrollo diseño de nuevos informes más consolidados y eficientes al momento de analizar la información tomar decisiones por par...	Diseñar modelos tecnológicos que permitan una mejor captura de información para su análisis y gestión.	Re diseñas los métodos de control.	BAJO	Asumir el riesgo	15.03.2024
54	APROVECHAR RECURSOS DIGITALES	12.02.2023	003 CALIDAD	Operativo	Oportunidad	Aprovechar las plataformas digitales para el control y seguimiento de actividades que desarrollan las organizaciones	Se cuenta con la INTRANET, como medio de comunicación interna, para lo cual no se esta aprovechando de manera adecuada.	Desorganización y falta de trazabilidad frente a la trazabilidad de las solicitudes realizadas	OPORTUNIDAD	Se cuenta con la INTRANET, espacio utilizado para la creación de formularios para el reporte y solicitudes a compras y tecnología de la información.	Continuar con la busqueda de recursos digitales que permitan mejorar y optimizar tiempos y movimientos	No Aplica	ALTO
55	INCUMPLIMIENTO DE REPORTE DE RESPEL	22.09.2022	003 CALIDAD	Ambiental y SST	Debilidad	Incumplimientos frente al reporte de RESPEL ante autoridades ambientales	Proveedores que no suministran de manera oportuna información sobre los certificados de disposición final.	Sanciones por las autoridades ambientales	RIESGO	A través de la plataforma dispuesta por el proveedor PROSAMCOL se logra optimizar el tiempo de recopilación de información en relación a certificados de disposición final de aceites usados, y material contaminado considerado como RESPEL.	Realizar continuo monitoreo y control sobre los certificados suministrados por plataforma.	Tomar acciones legales	BAJO	Asumir el riesgo	15.06.2024
56	SUB REGISTRO DE PNC	15.09.2023	004 COMPRAS	Operativo	Debilidad	Podria presentarse subregistro de los reportes de PNC, realizados por los trabajadores.	No se cuenta con una matriz que se encargue de consolidar la información en tiempo real, se debe solicitar alimentar una matriz en formato excel y por olvido puede generar un sub registro.	No llevar un control consolidado y eficiente sobre los reportes, y por ende afectar al cliente por oportunidad de la información, PQR.	RIESGO	Revisión visual de la documentación en puestos de trabajo. Reporte a través de la INTRANET. Verificación a través de las notas crédito	Realizar control y seguimiento a la herramienta de la INTRANET para mayor control y seguimiento. Verificar nuevamente todos los PNC correspondiente al año por cambio de persona que ocupa el cargo.	Solicitar realiar el reporte e iniciar procesos disciplinarios.	BAJO	Asumir el riesgo
57	ERRORES DE CREACIÓN DE TERCEROS	03.07.2023	006 GESTIÓN FINANCIERA	Operativo	Debilidad	Registrar de manera erronea los datos de terceros	Falta de precaución, orientación al detalle, conocimiento, etc	Reprocesos adminitrativos para reportes desde el proceso de Gestión Financiera.	RIESGO	Procesos de inducción sobre el manejo de los modulos de DMS, mediante capacitación suministrada por el jefe de Sistemas. Mantener informado a los Administradores de PDV sobre situaciones de creación inadecuada de terceros	Realizar control de la información registrada a través de DMS. por parte de personal del proceso contable o apoyo administrativo.	Realizar revisión y ajuste de la información contrastando con informacion en bases de datos públicas.	MEDIO	Reducir el riesgo	15.06.2024
58	FALLAS DE AUDITORIA	15.03.2023	003 CALIDAD	Operativo	Oportunidad	Presentarse las siguientes posibles situaciones: * Los trabajadores no este disponible por algun evento, Falta de competencia del equipo auditor. * Los trabajadores no entregen la información de manera oportuno. * Falta de oportunidad del cumplimiento ...	Posible falta de planificación	Retrazos, perdidad ecoomicas	RIESGO	Se cuenta con procedimiento de auditoria que permite definir al competencia del auditor, programa de auditoia para controlar las fechas de realización de las auditorias, plan de auditoria el cual permite garantizar el cubrimiento de todos los procesos.	Verificar los controles establecidos para llevar a cabo la auditoria	Reprogramar auditorias	BAJO	Asumir el riesgo	15.09.2024
59	USO DE EQ DE MEDICION SIN COMPROBACIÓN	02.02.2023	002 COMERCIAL - ST	Operativo	Debilidad	Presentarse casos en los que se realice mantenimientos y reparaciones de motocicletas con equipos de medición que no proporcionen información confiable.	Posibles demoras de la comprobación de equipos o que no se cuenta con equipos patrón para hacer la comprobación de los equipos utilizados en los PDV.	Reprocesos, salidas no conformes, insatisfacción del cliente, PQR. sanciones.	RIESGO	Se cuenta co calibración de equipos patrón de manera anual, a través de estos equipos se realiza la comprobación de los equipos de medición en los puntos de venta para los centros de servicio técnico.	Realizar la comprobación de equipos de medición de manera cruatrimestral	Atender los requerimientos del cliente, asumiendo costos.	BAJO	Asumir el riesgo
60	ALZAS DE GASOLINA	07.07.2023	002 COMERCIAL - VM	Estratégico	Amenaza	Conforme a decisiones gubernamentales se ha venido incrementando el valor del combustible, generando perdidas económicas por disminución de ventas de motocicletas.	Politicas de gobierno	Desestimular el uso de vehiculo privado o de alto consumo, afecta la venta de motocicleta de alto cilindraje especialmente.	RIESGO	Continuar con la definición de estrategias comerciales que permitan incentivar la compra de vehiculo como alternativa de económia.	Mantener estrategias comerciales vigentes entorno a la dinamica del mercado	Generar planes de promoción y beneficios a los compradores.	ALTO	Reducir el riesgo	15.06.2024
61	AFECTACIÓN DEL CAMBIO CLIMÁTICO A LA POBLACIÓN	15.03.2024	005 GESTIÓN HUMANA	Ambiental y SST	Debilidad	Aparición de enfermedades respiratorias.	Afectación de la calidad del aire por sequias y virus en el ambiente por lluvias.	Aumento desproporcionado del ausentismo laboral	RIESGO	Control y seguimiento a incapacidades médicas, aplicacón del SGSST.	Continuar con las actividades del SGSST	Aplicar la incorporación de actividades por encargo en caso de ser necesario a los miembros del equipo de trabajo.	BAJO		15.03.2024
62	BAJA PRODUCTIVIDAD POR CAMBIO CLIMÁTICO	15.03.2024	002 COMERCIAL	Operativo	Amenaza	La aparición de enfermedades por virus en el ambiente conlleva a que la población trabajadora como los clientes se vean afectados al tener incapacidades y por parte de los clientes no poder visitar las tiendas.	Cambios en el clima generado sequías que afectan la calidad del aire por incendios forestales, e intensas lluvias proliferando virus en el ambiente.	Disminución de la productividad	RIESGO	Implementación del SGSST, orientado a los procesos, y fortalecer canales digitales.	Continuar con las acciones tomadas, tales como: Implementación del SGSST, orientado a los procesos, y fortalecer canales digitales.	Fortalecer canales de comunicación,	MEDIO	Asumir el riesgo	15.03.2024
63	CONTAMINACIÓN RESPEL - CAMBIO CLIMÁTICO	15.03.2024	002 COMERCIAL ST	Ambiental y SST	Debilidad	la operación de servicio técnico genera residuos peligrosos contaminando el ambiente, generando posibles sanciones por autoridades ambientales.	Se requiere el uso de agentes contaminantes tales como: aceites, hidrocarburos, asi como la generación de piezas y partes contaminadas por estas sustancias químicas.	Afectación el medio ambiente.	RIESGO	Mantener centros de acopaio debidamente organizados, etiquetados, rotulados y clasificados para hacer entrega proveedores especializados y asi lograr una disposición de RESPEL adecuada, conservando los soportes de dicha gestión.	Llevar control de residuos a través de la disposición de RESPEL por medio de proveedores especializados. realizar procesos de mantenimiento a maquinas, equipos y herramientas evitando el deterioro prematuro generando chatarra.	Atender las solicitudes de las autoridades ambientales.	BAJO	Asumir el riesgo	15.10.2024
64	ESCACES DE PRODUCTO POR CAMBIO CLIMÁTICO	15.06.2024	004 COMPRAS	Cumplimiento	Amenaza	Escaces de productos que comercializa la organización.	El cambio climático genera fenómenos que provocan cierre de vías, tales como inundaciones ocasionando derrumbes y sequías, ocasionando incendios y disminución de afluentes hídricos interoceanicos.	Demoras en la llegada de producos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.	RIESGO	Mantener informada a la direccón comercial para lograr comunicación con el cliente e informar sobre situaciones que afecten la oportunidad de entrega del producto o servicio.	Continuar con la implementación de canales de comunicación de cara al cliente para mantenerlo informado sobre las diferentes situaciones que se presentan.	Realizar las devoluciones solicitadas y atender las PQR generadas por falta de oportunidad del servicio.	ALTO	Reducir el riesgo	15.10.2024