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    N° AcciónFuente de la AcciónProcesoResponsable de quien interponeTipo de acciónFecha de la acciónFecha programada de cierreDescripción de los hallazgosCorrección tomadaAnálisis de las causasCausa RaizDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstado1 Seguimiento Fecha2 SeguimientoFecha3 SeguimientoFechaNombre indicadorNumeradorDenominador%Nombre indicadorNumeradorDenominador% Evaluación (Conveniencia, Adecuación y Eficacia)ESTADOFecha de cierre eficazSEGUIMIENTOS
    1Revisión del ProcesoGestión Comercial - STSergio SuarezMejora22.04.202522.05.2025Con el objetivo de optimizar los procesos en el área de Servicio Técnico, se ha implementado la digitalización del formato ST FO 005 V2 – Inspección a Equipos y Herramientas, el cual anteriormente se diligenciaba de manera física. Esta acción busca reduci...• Disminución del uso de papel, en línea con los principios de sostenibilidad ambiental.
    • Centralización y resguardo seguro de los datos mediante plataforma digital.
    • Mejora en la disponibilidad y consulta de información histórica.
    • Reducción de err...    		• Ahorro en insumos de papelería.
    • Aumento en la eficiencia del proceso de inspección.
    • Mejora en la calidad y confiabilidad de los registros.
    • Incremento en el cumplimiento de los estándares de control interno.
    		Diseñar QR para realizar los registrosSGI22.04.202522.06.2025EjecutadaVerificar cumplimiento del diligenciamiento Jefe de servicio técnico22.05.202522.06.2025EjecutadaSe evidencia la generación del formato digital ST FO 005 V3 22.04.2025Se evidencia el diligenciamiento del formato digital, por parte del jefe de servicio técnico05.05.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00CERRADA05.05.2025
    2Revisión del ProcesoGestión HumanaLuisa CamargoMejora01.08.202530.09.2025Se evidenció que las evaluaciones de desempeño aplicadas a los trabajadores presentan, en algunos casos, ambigüedades en su interpretación y no reflejan de manera precisa las áreas de mejora alineadas con las necesidades y objetivos del Sistema de Gestión...Falta de claridad en algunos ítems y criterios de evaluación, lo que genera interpretaciones subjetivas por parte de los evaluadores.

    Ausencia de alineación explícita entre los criterios de evaluación y los objetivos estratégicos y de gestión.

    Escas...    		La herramienta de evaluación no se encontraba plenamente estructurada ni estandarizada para reflejar de forma objetiva y clara las necesidades de mejora relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado, generando resultados poco precisos y de difícil anál...Diseñar y estructuración de una nueva herramienta de evaluación de desempeño, incorporando criterios claros y medibles alineados con los objetivos del SGISGI01.08.202528.08.2025EjecutadaRealizar validación interna de la herramienta con el equipo de Gestión Humana y Coordinadores de procesos.Jefe de Gestión Humana30.08.202530.08.2025EjecutadaAplicación de la herramienta a la totalidad de los trabajadores.Lideres de proceso y jefes de área01.09.202525.09.2025EjecutadaRealizar informe consolidado y suministrar información para la revisió por la direcciónJefe de Gestión Humana25.09.202530.09.2025EjecutadaVerificación de la correcta aplicación de la herramienta en todos los procesos.15.09.2025Evaluación de la calidad de la información recopilada.30.09.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00Conveniencia: La acción resultó pertinente frente al hallazgo identificado, ya que permitió mejorar la claridad y orientación estratégica de las evaluaciones de desempeño. Adecuación:La nueva herramienta se ajustó adecuadamente a las necesidades del Sist...CERRADA30.09.2025
    3Revisión del ProcesoGestión de CalidadAlirio Veloza DiazPreventiva01.07.202530.09.2025Con el fin de fortalecer los mecanismos de comunicación y asegurar el acceso oportuno a la información del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), se implementaron códigos QR como medio de consulta, participación y divulgación. Esta estrategia busca facil...Falta de claridad en la ubicación o rutas de acceso a la documentación del SGC para parte del personal.

    Limitada divulgación de la información por medios prácticos y accesibles.

    Dependencia de canales tradicionales (intranet, carpetas físicas o enla...    		Ausencia de un mecanismo ágil, visible y de fácil acceso que permita al personal consultar directamente la información del Sistema de Gestión de la Calidad, reduciendo así la dependencia de rutas tradicionales y mejorando la apropiación del sistema.Diseño y generación de códigos QR vinculados a documentos, procedimientos y elementos clave del SGC.SGI15.07.202515.08.2025EjecutadaUbicación estratégica de los códigos QR en zonas visibles de cada punto de trabajo (tableros informativos, áreas comunes, carteleras).SGI15.08.202530.09.2025EjecutadaSocialización de la estrategia con todo el personal, explicando su uso y beneficios.SGI15.09.202530.09.2025EjecutadaEvaluación de la interacción del personal con los códigos QR (consultas realizadas, comentarios).

    Ajuste de enlaces y repositorios según oportunidades de mejora detectadas.

    Validación de cobertura en todos los procesos.    		15.09.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00Conveniencia: La acción fue oportuna y pertinente, pues respondió de manera preventiva a una posible brecha de acceso a información, fortaleciendo la comunicación interna. Adecuación: El mecanismo implementado se ajustó a las necesidades reales del perso...CERRADA30.09.2025
    4Revisión del ProcesoGestión de ComprasJefe de comprasPreventiva15.09.202503.10.2025Con el propósito de evitar demoras y falta de claridad en el flujo de información relacionada con la gestión de abastecimiento, se digitalizó el proceso de solicitud de insumos, lo que permite mejorar el registro, la trazabilidad, la tabulación y el contr...Dificultades en la consolidación de información cuando las solicitudes se realizaban de forma manual o por canales no estandarizados.

    Retrasos en la entrega de insumos debido a tiempos prolongados de tramitación.

    Información incompleta o poco clara ...    		Uso de medios tradicionales y no estandarizados para la solicitud de insumos, lo que generaba retrasos, falta de trazabilidad y pérdida de claridad en la información requerida para una gestión oportuna y eficiente.Diseño y puesta en marcha de un formulario digital de solicitudes de insumos, accesible a las áreas requerientes.Jefe de compras15.09.202530.09.2025EjecutadaEstablecimiento de un repositorio centralizado para el almacenamiento y seguimiento de todas las solicitudes.Jefe de compras15.09.202503.10.2025Sin EjecutarVerificación del uso efectivo del formulario digital por parte de las áreas involucradas.30.09.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00CERRADA06.10.2025
    5Gestión FinancieraDixon RamirezPreventiva01.07.202530.08.2025Con el propósito de fortalecer los controles internos y prevenir desviaciones financieras, manejos inadecuados de títulos valores y otros riesgos económicos, se contrató un servicio de auditoría interna especializada, orientado a la detección temprana de ...Posibilidad de que se presenten desviaciones financieras no detectadas a tiempo por limitaciones en la revisión interna.

    Procesos financieros con riesgos asociados al manejo de títulos valores y documentación contable sensible.

    Ausencia de revisione...    		Falta de mecanismos externos de verificación y evaluación que permitan identificar oportunamente desviaciones financieras y riesgos asociados a la gestión de recursos económicos y títulos valores, lo cual podía afectar la transparencia y el control instit...Selección y contratación de un proveedor especializado en auditorías internas financieras.Jefe de compras01.07.202530.07.2025EjecutadaVerificación de la ejecución de auditorías internas programadas, con enfoque preventivo en la detección temprana de desviaciones o prácticas inadecuadas.Jefe de contabilidad30.07.202530.09.2025EjecutadaRealizar revisión de la emisión de informes de hallazgos y recomendaciones para el fortalecimiento de controles internos.Jefe de contabilidad30.07.202530.09.2025EjecutadaRevisión del informe preliminar emitido por el servicio de auditoría interna.15.08.2025Verificación de la cobertura de los procesos evaluados y la pertinencia de los hallazgos.15.09.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00Conveniencia: La acción fue altamente pertinente para anticipar y controlar riesgos financieros que podrían afectar la integridad económica y reputacional de la organización. Adecuación: La contratación de un servicio externo especializado se ajustó adec...CERRADA30.09.2025
    6Resultado de IndicadoresGestión Comercial - VMAlirio Veloza DiazCorrectiva01.06.202530.07.2025En respuesta a los niveles de insatisfacción identificados en mediciones anteriores, se llevaron a cabo actividades de fortalecimiento del servicio al cliente, con el propósito de mejorar la experiencia del usuario, atender oportunamente sus requerimiento...xProcesos de atención al cliente con tiempos de respuesta variables y, en algunos casos, prolongados.

    Falta de estandarización en algunos protocolos de atención, lo que generaba diferencias en la calidad del servicio.

    Necesidad de fortalecer las comp...    		Insuficiente estandarización y fortalecimiento de las competencias operativas y actitudinales del personal en la atención al cliente, lo que derivaba en respuestas tardías y experiencias de servicio heterogéneas, afectando la satisfacción de los usuarios.Ejecución de un plan de capacitación y sensibilización dirigido al personal de servicio al cliente y áreas de contacto, centrado en tiempos de respuesta, protocolos de atención y comunicación efectiva.Director comercial01.06.202530.07.2025EjecutadaRefuerzo de la estrategia de retroalimentación a partir de los resultados de las encuestas de satisfacción y PQRSF.Servicio al cliente01.07.202530.07.2025EjecutadaVerificar el desarrollo de las capacitaciones y participación del personal.15.07.2025Revisión de la implementación de los nuevos protocolos de atención.30.07.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,000,00Conveniencia: La acción fue pertinente, pues abordó directamente las causas que afectaban la satisfacción del usuario, fortaleciendo la atención y el relacionamiento con el cliente. Adecuación: Las medidas adoptadas se ajustaron a las necesidades reales ...CERRADA30.07.2025
    7Auditoria InternaGestión de ComprasJefe de comprasCorrectiva29.08.202515.10.2025Aunque se ejecutan evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas, no se evidencia la comunicación formal de los resultados. Esta situación limita la retroalimentación efectiva, la promoción de la mejora continua y el fortalecimiento de las relaci...Realizar actualización de los proveedores y contratistas.Falta de un procedimiento estandarizado que defina el paso de comunicación de resultados a proveedores y contratistas.

    Enfoque centrado únicamente en la aplicación interna de las evaluaciones, sin incluir un mecanismo formal de retroalimentación extern...    		Inexistencia de un mecanismo formal, documentado y sistemático para comunicar los resultados de las evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas, lo que genera falta de retroalimentación estructurada y limita el impacto de las evaluaciones en la...Diseñar e implementar un mecanismo formal de comunicación de resultados de evaluación, utilizando oficios institucionales o correos corporativos como medios oficiales.SGI15.09.202530.09.2025EjecutadaDefinir un formato estándar de retroalimentación, que contenga calificación, observaciones, oportunidades de mejora y recomendaciones.SIG15.09.202530.09.2025EjecutadaActualizar el procedimiento de evaluación de proveedores para incorporar esta etapa como obligatoria.Jefe compras15.09.202530.09.2025EjecutadaComunicar de manera formal los resultados a todos los proveedores y contratistas evaluados en el último ciclo.Jefe de compras / SGI30.09.202510.10.2025EjecutadaVerificar la elaboración del formato estándar y del listado de proveedores a retroalimentar.30.09.2025Validar que todas las comunicaciones formales hayan sido enviadas a los proveedores evaluados.10.10.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,00EficaciaTotal proveedores y contratistas notificadosTotal proveedores y contratistas existentes100,00Conveniencia: La acción fue pertinente al abordar directamente una brecha de comunicación clave que impactaba la mejora continua y la relación con los proveedores y contratistas. Adecuación: El mecanismo formal implementado se ajustó a las necesidades re...CERRADA10.10.2025
    Revisión del ProcesoGestión Comercial - STSergio SuarezMejora01.09.202515.11.2025Durante la revisión de las órdenes de servicio del área de posventa, se evidenciaron falencias en el control documental, entre ellas: ausencia del número de cédula del asesor de servicio, órdenes sin firma del asesor o del cliente, firmas ubicadas en camp...El incumplimiento en el correcto diligenciamiento de la documentación se relaciona con deficiencias en la aplicación de los procedimientos establecidos para el manejo de órdenes de servicio. Se observó falta de verificación previa a la entrega de document...Falta de apropiación y aplicación constante de los procedimientos establecidos, a pesar de las capacitaciones impartidas.

    Deficiente seguimiento individual al cumplimiento de los lineamientos documentales por parte de los asesores de servicio.

    Ausen...    		Revisión y ajuste de documentos recientes:
    Se verificaron las órdenes de servicio en proceso y se corrigieron los campos incompletos (firma de asesor, número de cédula, firma de cliente y autorización de terceros).    		15.09.2025Control de checklist de ingreso y salida:
    Se estableció la obligación de revisar y firmar los checklists antes de entregar la motocicleta, asegurando que estén debidamente diligenciados.    		15.10.2025Supervisión directa:
    Los jefes de taller y coordinadores de servicio realizan revisión diaria de una muestra aleatoria de órdenes de servicio antes de su cierre, garantizando el cumplimiento documental.

    Retroalimentación al personal involucrado:
    Se e...    		15.11.20250,000,00CERRADA13.10.2025
    17.10.20250,000,00