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    N° AcciónFuente de la AcciónProcesoResponsable de quien interponeTipo de acciónFecha de la acciónFecha programada de cierreDescripción de los hallazgosCorrección tomadaAnálisis de las causasCausa RaizDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstadoDescripción de la actividadResponsableFecha InicioFecha FinalEstado1 Seguimiento Fecha2 SeguimientoFecha3 SeguimientoFechaNombre indicadorNumeradorDenominador%Nombre indicadorNumeradorDenominador% Evaluación (Conveniencia, Adecuación y Eficacia)ESTADOFecha de cierre eficazSEGUIMIENTOS
    36Resultado de IndicadoresGestión Comercial - STServicio TecnicoCorrectiva02.07.202415.09.2024Se evidencia en los análisis de SNC mensuales, un incorrecto diligenciamiento en las ordenes en la plataforma DMS, se usa el ítem "Reprocesos" en el ingreso de revisiones por garantía, en el cual se debe usar el ítem "Marevg, revisión de kilometraje gratu...Charlas continuas con los equipos de trabajo, explicando la importancia de usar los diferentes ítems de la plataforma DMS.Posible falta de Concentración por parte del área técnica. Incorrecto diligenciamiento de las ordenes de servicio en DMS. por falta de conocimiento frente a la items definidos en la plataforma de DMS.
    		Implementación de charlas mensuales sobre la clasificación de los ítems estipulados en DMS.Jefe de Servicio Técnico02.07.202402.09.2024EjecutadaVerificacion del correcto diligenciamiento en las ordenes de servicio del mes vencido.jefe de servicio tecnico 15.08.202413.09.2024EjecutadaEjecución de la charla11.07.2024Ejecucion de la segunda charla15.08.2024Verificación de cumplimiento de la actividad, correcto diligenciamiento13.09.2024CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,00EficaciaTotal hallazgos presentados en septiembre 20240100,00Es coveniente porque permite dar un mejor manejo al sistema DMS, es adecuado porque evitar reprocesos por mala clasificación en el sistema y es eficaz porque no se volvio a presentar esta situaciónCERRADA15.09.2024
    38Auditoria InternaGestión Comercial - STAlirio VelozaCorrectiva08.08.202416.09.2024SERVICIO TÉCNICO: NC. No se evidencia que la información documentada cuente con todos los espacios debidamente diligenciados tal como lo solicita en las listas de verificación para el alistamiento de motocicleta ST FO 010 versión 2, fechas de venta de la ...Rediseño del formato ST FO 010 No se diligenciaba las casillas de horas y minutos puesto que se consideraba una información irrelevante en el proceso de registro. Se cuenta con el formato que reúne las necesidades del proceso del alistamiento así mismo por parte de la jefatura de servi...No se diligenciaba las casillas de horas y minutos puesto que se consideraba una información irrelevante en el proceso de registro.Solicitar el rediseño del documento y socializar la nueva versión del formatoJefe de Servicio Técnico y GC15.08.202411.09.2024EjecutadaSocialización y capacitación del buen diligenciamiento del formato ST FO 010 V3jefe de servicio tecnico 12.09.202412.09.2024EjecutadaMedir la eficacia de las acciones tomadas, verificando el buen uso y diligenciamiento del documentoJefe de servicio técnico01.10.202431.10.2024EjecutadaSe evidencia cambio documental del formato ST FO 010 para su versión 3, con fecha del 11.09.202415.09.2024Se evidencia la socialización y capacitación sobre el uso adecuado del formato ST FO 010. con fecha del 12.09.202430.09.2024se evidencia que se esta haciendo uso adecuado de formato ST FO 010 el cual esta quedando archivado dentro del paquete de la venta de las motocicletas., se hace inspección desde ST para el 31.10.2024 evidenciando cumplimiento de estas actividades.01.11.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal hallazgos sobre mal uso del ST FO 010 v.30100,00Es conveniente debido a que se simplica el registro de información eliminando espacios que no aportan valor al proceso, es adecuado porque se desarolla de manera conjunta con los coordinador de ST , y es eficaz porque durante la inspección realizada por e...CERRADA01.11.2024
    39Auditoria InternaGestión Comercial - VMAlirio VelozaCorrectiva08.08.202416.09.2024SERVICIO TÉCNICO NC: No se evidencia que se haya realizado alistamiento de la motocicleta vendida el 17/02/2024 a nombre del cliente: Yurany Vanessa Muñoz con C.C. 1002587434 (Motor G3E9E0156755). Incumpliendo la ISO 9001:2015, Numeral 7.5.3.1 literal a.Verificar la realización capacitación sobre el uso adecuado y cambios presentados en el documento lista de verificación para alistamiento ST FO 010 y toma de conciencia sobre la necesidad del registro adecuado de las listas de verificación.Los trabajadores informan que los alistemiando se hacen tambien por el sistema DMS, por tal motivo, se presumia que se podria hacer o de forma digital o fisica, asi mismo los trabajadores manifiestan que no toda la informacón relacionada en el documento e...Por desconocimiento de algunos técnicos hacian solo el inicio y fin de alistamiento por DMS, y en ocasiones por documento físico, de tal manera que se busca generar conciencia y trasmitir la información que tambien es necesario realizar dicho alistamient...Verificar la realización capacitación sobre el uso adecuado y cambios presentados en el documento lideta de verificación para alistamiento ST FO 010CM . ST12.09.202412.09.2024EjecutadaVerificar a traves de las visitas a los centros de servicio técnico que efectivamente se este llevando el control y registro de las listas de verificación de alistamientos realizados .CM - ST12.09.202430.10.2024EjecutadaAjustar el procedimiento de servicio técnico, y venta de motocicletas implementado como mecanismo de control que el archivo de los alistamientos queden dentro del paquete de la venta de la motocicleta. ST - GC - CM12.09.202415.10.2024EjecutadaSe evidencia la realización de los cambios en el documento ST FO 010, asi como los procedimientos de CM PR 003 Y 002 con los ajustes necesarios para dar a conocer a los trabajadores sobre los cambios procedimentales de sobre el manejo del control de alist...15.09.2024Se evidencia que para la inspección realizada el 31.10.2024 al PDV de kennedy, centro de servicio técnico, se evidencia cumplimiento del item 4.3. 01.11.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal casos de incumplimiento numeral 4.3 del ST FO 008 listas de verificación en relación a temas de alistamientocero casos100,00Es conveniente porque permite desarrollar procesos de revisión más faciles por cuanto se aprovecha la revisión por parte del administrador para verificar que toda la documentación se encuentre al dia, incluyendo la lista de verificación de alistamientos, ...CERRADA01.11.2024
    40Auditoria InternaGestión Comercial - VRAlirio VelozaCorrectiva08.08.202416.09.2024REPUESTOS NC: No se evidencia seguimiento a la garantías a través del formato CV FO 008 versión 08; reportadas a INCOLMOTOS a través de la plataforma de expandit PSER_2383296 con fecha: 26/07/2024. (kit manguera radiador YZF-R25, tensor YZF-R25 Kit sopor...Verificar el seguimiento realizado al cliente para dejarlo documentado en el formato que correspondeSe cuenta con personal nuevo que desconoce la minucia de la operación. no se ha hecho refuerzo de la información suministrada durante procesos de inducción.El trabajador a pesar de haber recibido procesos de inducción, no llevo a cabo el correspondiente seguimiento.Verificar el seguimiento realizado al cliente para dejarlo documentado en el formato que correspondeGC15.08.202430.08.2024EjecutadaRealizar capacitación de refuerzo sobre la necesidad de aplicar el procedimiento de garantias de manera correcta.CM - GC30.08.202430.09.2024EjecutadaVerificar que efectivamente se este realizando el registro de los seguimiento de las garantias de manera adecuadaAdmin PDV01.10.202415.11.2024EjecutadaSe verifica que efectivamente que al cliente Cristian Barreto se le realizo el tratamiento correspondiente a la solicitud de garantia conforme al PSER_238329619.08.2024Para el 26/09/2024 se desarrolla capacitación al personal de repuestos con el objetivo de generar conciencia del reporte oportuno de los PNC y del cumplimiento del procedimiento de garantiasm dejando soporte de este en el formato indicado.26.09.2024En verificaciones posteriores realizadas el 05/11/2024 se evidencia que se esta llevando a cabo el correcto diligenciamiento del seguimiento a solicitud de garantias.05.10.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal hallazgos de no cumplimiento procedimiento garantias0100,00Es conveniente dado que es importante manetner registros documentados de la información que le transmite al cliente, por ello es adecuado por cuanto se realiza en tiempo real y se toma la firma del cliente como evidencia de conocimiento de la información ...CERRADA05.11.2024
    41Revisión del ProcesoGestión HumanaLuisa camargoMejora09.08.202416.09.2024Adecuación de la forma de evaluación de desempeño.La evaluaciones de desempeño que se realizaron en el periodo anterior generan confusión ya que no todos los ítems son aplicables tanto a personal con personal a cargo y operativo.Se buscaba implementar una metodología por escenarios, la cual no dio el resultado esperado ya que se presento dificultades al momento de interpretar la información.Diseñar preguntas orientadas a las expectativas de la alta gerencia en relación al desempeño de la organización.GH - GC15.08.202426.08.2024EjecutadaAplicación de la evaluación de desempeño a trabajadores que cumpla con los criterios de aplicaciónlideres de proceso04.09.202430.09.2024EjecutadaElaborar informe de evaluación de desempeño generando recomendacionesGH - GC15.10.202401.11.2024EjecutadaSe evidencia la realización del cambio de formato de evaluación de desempeño el cual es mas entendible y facil de aplicar30.09.2024Se evidencia las indicaciones para la correcta aplicación de las evaluaciones de desempeño15.10.2024Se evidencia que se haya consolidado la información a través de informe de evaluación de desempeño generando recomendaciones las cuales fuerón divulgadas a la gerencia mediante la revisión gerencial.01.11.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal reportes de insatisfacción por parte de los lideres de proceso frente a falta de conocimiento de como aplicar las encuentas0100,00Es conveniente dado que permitan mayor facilidad para intrepetar y aplicar la evlauación por parte del evaluador, es adecuado porque se alinea a necesidad de la alta gerencia y es eficaz porque se desarrollo al personal que le aplicaba.CERRADA01.11.2024
    34Resultado de IndicadoresGestión HumanaLuisa CamargoCorrectiva15.05.202430.09.2024Aumento del índice de rotación para el periodo de abril 2024.Revisión tabla de comisionesLa tabla de comisiones no se ajusta a las necesidades salariales de los trabajadores, impactando negativamente sus finanzas personales ya que reciben menos ingreso que con la tabla anterior.La tabla de comisiones no se ajusta a las necesidades salariales de los trabajadores, impactando negativamente sus finanzas personales ya que reciben menos ingreso que con la tabla anterior.Ajustar la tabla de comisionesLuisa Camargo01.05.202422.05.2024EjecutadaIniciar conversaciones con los trabajadores socializando la tabla de comisiones .Luisa Camargo28.05.202431.05.2024EjecutadaSe evidencia la realización de ajuste de comisiones, lo cual ha permitido estabilizar el indice de rotación para los meses de junio, julio y agosto 2024 conservando un promedio que se aproxima mas a la meta definida encontrandose dentro del rango de acept...30.09.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaDisminución del indice de rotación en los próximos 3 meses promediadoslograr el 5% promedio para estabilizar la rotación100,00Es conveniente dado que el poder estabilizar el indice de rotación permite mayor control de la operación, es adecuada ya que a través del ajuste comisional es posible competir con los salarios y comisiones que ofrecen en otros distribuidores, y s eficaz p...CERRADA15.08.2024
    37Resultado de IndicadoresGestión HumanaLuisa CamargoCorrectiva01.08.202430.08.2024Aumento del índice de rotaciónRealizar capacitación en DMS al personal de repuestos.Debido a los cambios de personal desde el área de sistemas, se vio afectado el proceso inducción al personal nuevo, por lo que las capacitaciones en DMS ya no las realiza directamente el área de sistemas sino personal de repuestos de manera mas general si...No se cuenta con estandarización de los temas de capacitación en DMS que deben recibir los trabajadores,Creación de videos que permitan dar a conocer al trabajador la forma correcta del uso de DMS en los modulos de repuestos.Jefe de las TIC05.08.202430.08.2024EjecutadaRealizar re inducción de DMS al personal de repuestos.Jefe TIC02.09.202415.11.2024EjecutadaSe evidencia el diseño de videos coporativos que permiten dar a conocer la forma correcta de uso de DMS. y se evidencia la realización de re inducción al personal de repuestos. el lider del proceso manifiesta que se da inicio al diseño de los videos que g...30.08.2024Se evidencia que se haya realizado refuerzo en inducción de DMS conforme a las necesidades del cargo.10.09.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal videos estandarizados mas relevantes para operación4100,00Es conveniente porque permite realizar una consulta facil y rapida sobre el uso adecuado del uso de DMS, es adecuado porque se hace uso de tecnologias de la información y es eficaz porque los trabajadores manifiestan conocer el uso del sistema de manera a...CERRADA15.11.2024
    35OtrosGestión Comercial - STSergio SuarezCorrectiva08.06.202415.08.2024Situaciones que evidencian deficiencias durante procesos de mantenimiento y reparación de motocicletas.realizar la retroalimentación directamente con el técnico causando de la deficienciaNo se cuenta con mecanismo de comunicación para dar a conocer deficiencias presentadas durante proceso de mantenimiento.No se cuenta con mecanismo de comunicación orientado específicamente a estos aspectos.Diseñar estrategia para contar con medio de comunicación que permita dar a conocer situaciones de SNC presentadas en otros PDV a manera de retroalimentación. Jefe de ST08.06.202415.07.2024EjecutadaImplementar los QR como mecanismo de socialización de las leccione aprendidas.ST - GC15.07.202415.08.2024EjecutadaSe evidencia el desarrollo de canal de comunicación de lecciones aprendidas a través de QR.10.07.2024Se evidencia los QR como mecanismo de consulta de las lecciones aprendidas15.08.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaImplementación de este canal de comunicación en los centros de servicio técnico11100,00Es conveniente porque de esta manera se genera la implementación más eficiente de la gestión del conocimiento, asi mismo se hace uso de recursos de accesibilidad para todos y es eficaz porque se logro implementar en todos los PDV.CERRADA15.08.2024
    43Revisión del ProcesoGestión de CalidadAlirio Veloza DiazPreventiva20.08.202415.11.2024Posible definiciencia frente al conocimiento de como acceder a la información del SGC, debido a temas de rotación que se puedan presentar, de tal manera que se pueda asegurar que todo el personal pueda acceder a los lineamientos corporativos y sistemas de...Se cuenta con herramientas digitales, plataforma e intranet, sin embargo se ha visto que los trabajadores no suelen consultar esta información de manera recurrente, se evidencia que el equipo movil siempre lo tienen a la mano, de tal manera que por este ...La intranet que maneja la organización esta mas orientada al uso de documentos de office desde el PC., adicional a esto la plataforma documetnal cuenta con muchos menus, lo cual puede generar confusción al momento de consulta o registro de información tal...Diseñar medio de comunicación de facil acceso y a la mano para consulta desde el equipo movil de cada trabajador. a través de códigos QR.Gestión de Calidad20.08.202415.09.2024EjecutadaDivulgar y publicar la información documentada apllicable para iniciar a la fuerza comercial en sus lineas de negocio.Gestión de Calidad15.09.202415.11.2024EjecutadaSe establece las necesidades de acceder a información del SGC, por cada linea de negocio para empezar con la configuración de códgos QR. 15.10.2024Se desarrollan los códigos QR para personal operativo, el cual es publicado en el puesto de trabajo o en carteleras para facil acceso e interacción con el SGC.15.11.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal lineas de negocio a las cuales se les desarrollo QR del SGC3100,00Es una medida conveniente porque de esa manera se logra mayor accesibilidad a los trabajadores generando herramientas de consulta mas faciles, es adecuado porque todos los trabajadores hacen uso de su equipo movil por tanto se aprovecha este recurso para ...CERRADA15.11.2024
    42Revisión del ProcesoGestión FinancieraDixon RamirezPreventiva15.08.202415.11.2024Posibles fallas al momento manipular los cofres inteligentes, por parte del personal nuevo de la organización.Se cuenta con información documentada, la cual es importante que vaya acompañada por videos explicativos de la forma correcta en que se debe manipular los cofres inteligentes.Solo se cuenta con información documentada a través de instructivos.Diseñar video explicativo sobre el uso de los cofres inteligentesGestión Financiera15.08.202415.10.2024EjecutadaDivulgar la información a través de codigos QR, los cuales pueden ser consutlados en la maquina de operación.Gestión de Calidad15.09.202415.10.2024EjecutadaSe evidencia la realización de videos tipo instructivo para dar a conocer la forma adecuada de la manipulación de los cofres de seguridad, los cuales pueden ser consultados a través de código QR.15.10.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaTotal casos reportados por malos manejos de los cofres de seguridad0100,00Es conveniente porque a través de los QR se facilita la consulta del manejo de los cofres de seguridad, es adecuada porque puede presentarse situaciones que ocasionen reprocesos por desconocimiento del funcionamiento de la maquina, y es eficaz porque no s...CERRADA20.10.2024
    44Revisión del ProcesoGestión de ComprasAlexander CelisMejora15.09.202415.11.2024No se cuenta con un medio de comunicación eficaz que permita dar a conocer lineamientos corporativos como procedimientos para la evaluación de desempeño y politicas del SGC. a los proveedores y contratistas.Los proveedores y contratistas no conocen de manera eficiente la página de motoauto, donde pueden consutlar las polítcas.Cuando se envia la notificación de los resultados de desempeño a proveedores y contratistas no se les comparte un medio a través del cual puedan consutalr de manera actualizada los lineamientos del SGC. que les compete a estos.Rediseñar el formato de evaluación de proveedores y contratistas incluyendo un codigo QR para dar a concoer información actualizada sobre el procedimiento y politicas de la organización.Gestión de compras15.09.202420.09.2024EjecutadaNotificar los resultados de las evaluaciones de desempeño, incluyendo hallazgos para ser corregidos,.Gestión de Calidad20.09.202415.11.2024Ejecutadase evidencia el cambio documental con fechadel 15.06.2024 donde se incluye el código QR para consulta de lineamientos corporativos por parte de los proveedores y contratistas.30.06.2024Se evidencia la realización de la evaluación de proveedores y contratistas haciendo uso del documento ajustado CO FO 014 versión 5.15.11.2024CumplimientoTotal actividades desarrolladasTotal actividades planificadas100,00EficaciaNotificación de resultados a proveedores y contratistas con impacto hacia el SGC45100,00Es conveniente debido a que los proveedores y contratistas pueden acceder a la información actualizada, es adecuado porque se da a conocer dicha información a través de procesos de notificación de resultados.CERRADA15.11.2024
    45Revisión del ProcesoGestión FinancieraDixon Ramirez - Luisa CamargoCorrectiva01.09.202430.10.2024Se ha evidenciado definiciencias en relación a controles financieros, ocasionando perdidas económicas,Realizar la contratación de personal de apoyo para el área de auditoria.La organización ha tenido un crecimiento en relación a cobertura, como parte del cumplimiento de los objetivos organizacionales y sosteniblidad del negocio, lo cual puede conllevar a falta de control debido a falta de capacidad operativa para mantener vig...Falta de capacitación operativa para mantener vigilancia y control de las finanzas de la organización.Realizar la busqueda, selección y contratación de personal de apoyo al área de auditoriaGestión Humana01.09.202430.09.2024EjecutadaRealizar proceso de incorporación conforme a lineamientos organizacionales.Gestión humana y gestió financiera01.09.202430.10.2024EjecutadaSe evidencia la contratación y procesos de inducción e incorporación de personal de apoyo al proceso de gestión financiera y area de auditoria.05.11.2024Cumplimiento = CTotal actividades ejecutadasTotal actividades programadas100,00EficaciaTotal casos de perdidas económicas por hurto o fraude para el tercer trimestre 2024Total casos = 0100,00Es conveniente por que permite tener mayor capacidad para verificar y detectar posibles malos manejos financieros, es adecuada porque cumple a la necesidad de la operación por su cobertura y se espera verificación de la eficacia para determinar si efectiv...CERRADA05.11.2024Se desarrollo la actividad dando cumplimiento con la aplicación del perfll del cargo, procesos de inducción y capacitación que permitan el adecuado desarrollo de las actividades de apoyo al area de auditoria.
    4Revisión del ProcesoGestión de ComprasJefe de comprasPreventiva15.09.202503.10.2025Con el propósito de evitar demoras y falta de claridad en el flujo de información relacionada con la gestión de abastecimiento, se digitalizó el proceso de solicitud de insumos, lo que permite mejorar el registro, la trazabilidad, la tabulación y el contr...Dificultades en la consolidación de información cuando las solicitudes se realizaban de forma manual o por canales no estandarizados.

    Retrasos en la entrega de insumos debido a tiempos prolongados de tramitación.

    Información incompleta o poco clara ...    		Uso de medios tradicionales y no estandarizados para la solicitud de insumos, lo que generaba retrasos, falta de trazabilidad y pérdida de claridad en la información requerida para una gestión oportuna y eficiente.Diseño y puesta en marcha de un formulario digital de solicitudes de insumos, accesible a las áreas requerientes.Jefe de compras15.09.202530.09.2025EjecutadaEstablecimiento de un repositorio centralizado para el almacenamiento y seguimiento de todas las solicitudes.Jefe de compras15.09.202503.10.2025EjecutadaVerificación del uso efectivo del formulario digital por parte de las áreas involucradas.30.09.2025Identificación de posibles mejoras en el flujo digital y en los campos de solicitud.03.10.2025CumplimientoTotal actividades ejecutadasTotal actividades planificadas100,000,00Conveniencia La acción fue adecuada para anticipar posibles problemas de comunicación y gestión logística, abordando preventivamente la falta de oportunidad y claridad en la información. Adecuación La herramienta digital se adaptó correctamente a las nec...CERRADA06.10.2025