E Acciones 2025

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Status:	Publicar
N° Acción:	3
Fuente de la Acción:	Revisión del Proceso
Proceso:	Gestión de Calidad
Responsable de quien interpone:	Alirio Veloza Diaz
Tipo de acción:	Preventiva
Fecha de la acción:	01.07.2025
Fecha programada de cierre:	30.09.2025
Descripción de los hallazgos:	Con el fin de fortalecer los mecanismos de comunicación y asegurar el acceso oportuno a la información del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), se implementaron códigos QR como medio de consulta, participación y divulgación. Esta estrategia busca facilitar el acceso a documentos y recursos clave del sistema, así como promover una mayor interacción del personal con la información institucional. La acción preventiva responde a la posibilidad de que algunos trabajadores desconocieran las rutas convencionales para acceder a la documentación del sistema, lo cual podía generar brechas en la consulta de información relevante.
Análisis de las causas:	Falta de claridad en la ubicación o rutas de acceso a la documentación del SGC para parte del personal. Limitada divulgación de la información por medios prácticos y accesibles. Dependencia de canales tradicionales (intranet, carpetas físicas o enlaces internos), que no siempre resultaban ágiles para el usuario. Posible desactualización de algunos puntos de acceso, generando confusión o desconocimiento.
Causa Raiz:	Ausencia de un mecanismo ágil, visible y de fácil acceso que permita al personal consultar directamente la información del Sistema de Gestión de la Calidad, reduciendo así la dependencia de rutas tradicionales y mejorando la apropiación del sistema.
Descripción de la actividad:	Diseño y generación de códigos QR vinculados a documentos, procedimientos y elementos clave del SGC.
Responsable:	SGI
Fecha Inicio:	15.07.2025
Fecha Final:	15.08.2025
Estado:	Ejecutada
Descripción de la actividad:	Ubicación estratégica de los códigos QR en zonas visibles de cada punto de trabajo (tableros informativos, áreas comunes, carteleras).
Responsable:	SGI
Fecha Inicio:	15.08.2025
Fecha Final:	30.09.2025
Estado:	Ejecutada
Descripción de la actividad:	Socialización de la estrategia con todo el personal, explicando su uso y beneficios.
Responsable:	SGI
Fecha Inicio:	15.09.2025
Fecha Final:	30.09.2025
Estado:	Ejecutada
1 Seguimiento :	Evaluación de la interacción del personal con los códigos QR (consultas realizadas, comentarios). Ajuste de enlaces y repositorios según oportunidades de mejora detectadas. Validación de cobertura en todos los procesos.
Fecha:	15.09.2025
Nombre indicador:	Cumplimiento
Numerador:	Total actividades ejecutadas
Denominador:	Total actividades programadas
%:	100,00
Evaluación (Conveniencia, Adecuación y Eficacia):	Conveniencia: La acción fue oportuna y pertinente, pues respondió de manera preventiva a una posible brecha de acceso a información, fortaleciendo la comunicación interna. Adecuación: El mecanismo implementado se ajustó a las necesidades reales del personal, proporcionando un medio accesible, ágil y alineado con los objetivos de divulgación del SGC. Eficacia: Se logró prevenir el desconocimiento de la información del sistema, facilitando el acceso y fomentando la participación activa del personal, evidenciado en el uso progresivo de los códigos QR y retroalimentaciones positivas.
ESTADO:	CERRADA
Fecha de cierre eficaz:	30.09.2025