E Acciones 2025

Back to the list Edit data

Status:	Publicar
N° Acción:	7
Fuente de la Acción:	Auditoria Interna
Proceso:	Gestión de Compras
Responsable de quien interpone:	Jefe de compras
Tipo de acción:	Correctiva
Fecha de la acción:	29.08.2025
Fecha programada de cierre:	15.10.2025
Descripción de los hallazgos:	Aunque se ejecutan evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas, no se evidencia la comunicación formal de los resultados. Esta situación limita la retroalimentación efectiva, la promoción de la mejora continua y el fortalecimiento de las relaciones comerciales.
Corrección tomada:	Realizar actualización de los proveedores y contratistas.
Análisis de las causas:	Falta de un procedimiento estandarizado que defina el paso de comunicación de resultados a proveedores y contratistas. Enfoque centrado únicamente en la aplicación interna de las evaluaciones, sin incluir un mecanismo formal de retroalimentación externa. Ausencia de responsables claramente definidos para esta actividad dentro del proceso de compras o gestión de calidad. Escasa integración del componente de mejora continua con los proveedores como parte de la estrategia de gestión.
Causa Raiz:	Inexistencia de un mecanismo formal, documentado y sistemático para comunicar los resultados de las evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas, lo que genera falta de retroalimentación estructurada y limita el impacto de las evaluaciones en la mejora continua externa.
Descripción de la actividad:	Diseñar e implementar un mecanismo formal de comunicación de resultados de evaluación, utilizando oficios institucionales o correos corporativos como medios oficiales.
Responsable:	SGI
Fecha Inicio:	15.09.2025
Fecha Final:	30.09.2025
Estado:	Ejecutada
Descripción de la actividad:	Definir un formato estándar de retroalimentación, que contenga calificación, observaciones, oportunidades de mejora y recomendaciones.
Responsable:	SIG
Fecha Inicio:	15.09.2025
Fecha Final:	30.09.2025
Estado:	Ejecutada
Descripción de la actividad:	Actualizar el procedimiento de evaluación de proveedores para incorporar esta etapa como obligatoria.
Responsable:	Jefe compras
Fecha Inicio:	15.09.2025
Fecha Final:	30.09.2025
Estado:	Ejecutada
Descripción de la actividad:	Comunicar de manera formal los resultados a todos los proveedores y contratistas evaluados en el último ciclo.
Responsable:	Jefe de compras / SGI
Fecha Inicio:	30.09.2025
Fecha Final:	10.10.2025
Estado:	Ejecutada
1 Seguimiento :	Verificar la elaboración del formato estándar y del listado de proveedores a retroalimentar.
Fecha:	30.09.2025
2 Seguimiento:	Validar que todas las comunicaciones formales hayan sido enviadas a los proveedores evaluados.
Fecha:	10.10.2025
Nombre indicador:	Cumplimiento
Numerador:	Total actividades ejecutadas
Denominador:	Total actividades programadas
%:	100,00
Nombre indicador:	Eficacia
Numerador:	Total proveedores y contratistas notificados
Denominador:	Total proveedores y contratistas existentes
% :	100,00
Evaluación (Conveniencia, Adecuación y Eficacia):	Conveniencia: La acción fue pertinente al abordar directamente una brecha de comunicación clave que impactaba la mejora continua y la relación con los proveedores y contratistas. Adecuación: El mecanismo formal implementado se ajustó a las necesidades reales del proceso, estableciendo canales claros, trazables y alineados con la estrategia de gestión de proveedores. Eficacia: Se estableció un proceso formal y documentado de comunicación de resultados, evidenciado en el envío de oficios institucionales y correos a los proveedores, fortaleciendo la transparencia y promoviendo mejoras conjuntas.
ESTADO:	CERRADA
Fecha de cierre eficaz:	10.10.2025