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    Status:Publicar
    N° Acción:4
    Fuente de la Acción:Revisión del Proceso
    Proceso:Gestión de Compras
    Responsable de quien interpone:Jefe de compras
    Tipo de acción:Preventiva
    Fecha de la acción:15.09.2025
    Fecha programada de cierre:03.10.2025
    Descripción de los hallazgos:Con el propósito de evitar demoras y falta de claridad en el flujo de información relacionada con la gestión de abastecimiento, se digitalizó el proceso de solicitud de insumos, lo que permite mejorar el registro, la trazabilidad, la tabulación y el control de las solicitudes. Esta acción facilita la proyección de compras futuras, optimiza la gestión logística y fortalece la planificación interna.
    Análisis de las causas:Dificultades en la consolidación de información cuando las solicitudes se realizaban de forma manual o por canales no estandarizados.

    Retrasos en la entrega de insumos debido a tiempos prolongados de tramitación.

    Información incompleta o poco clara al momento de realizar solicitudes, afectando la planeación de compras.

    Falta de un registro centralizado que permitiera hacer seguimiento histórico y proyectar necesidades.
    Causa Raiz:Uso de medios tradicionales y no estandarizados para la solicitud de insumos, lo que generaba retrasos, falta de trazabilidad y pérdida de claridad en la información requerida para una gestión oportuna y eficiente.
    Descripción de la actividad:Diseño y puesta en marcha de un formulario digital de solicitudes de insumos, accesible a las áreas requerientes.
    Responsable:Jefe de compras
    Fecha Inicio:15.09.2025
    Fecha Final:30.09.2025
    Estado:Ejecutada
    Descripción de la actividad:Establecimiento de un repositorio centralizado para el almacenamiento y seguimiento de todas las solicitudes.
    Responsable:Jefe de compras
    Fecha Inicio:15.09.2025
    Fecha Final:03.10.2025
    Estado:Ejecutada
    1 Seguimiento :Verificación del uso efectivo del formulario digital por parte de las áreas involucradas.
    Fecha:30.09.2025
    2 Seguimiento:Identificación de posibles mejoras en el flujo digital y en los campos de solicitud.
    Fecha:03.10.2025
    Nombre indicador:Cumplimiento
    Numerador:Total actividades ejecutadas
    Denominador:Total actividades planificadas
    %:100,00
    Evaluación (Conveniencia, Adecuación y Eficacia):Conveniencia La acción fue adecuada para anticipar posibles problemas de comunicación y gestión logística, abordando preventivamente la falta de oportunidad y claridad en la información. Adecuación La herramienta digital se adaptó correctamente a las necesidades operativas, estandarizando la captura de datos y mejorando la trazabilidad del proceso de abastecimiento. Eficacia Se logró optimizar el flujo de información, reducir tiempos de respuesta y consolidar registros confiables, fortaleciendo la planeación de compras y la gestión logística interna.
    ESTADO:CERRADA
    Fecha de cierre eficaz:06.10.2025